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14/05/2016

Premio Vasco a la Gestión Avanzada: Documento Guía de Gestión

Recientemente he acudido, invitado por Euskalit, a una reunión en la que se aportaron una serie de propuestas a la hora de asesorar a las organizaciones que se presentan al Premio Vasco a la Gestión Avanzada, en la elaboración del Documento Guía de Gestión.

A las recomendaciones de Euskalit añado las siguientes, inspiradas en los principios fundamentales del método de las 5S:

0.- Orientación al Cliente: El Documento Guía de Gestión debe estar escrito para que lo entienda el Equipo de Evaluación y le facilite la preparación de las entrevistas posteriores.

1.- Organización: Compruebe que el documento contiene todo lo necesario: que existe información de todos los subelementos del Modelo de Gestión Avanzada (prescriptivos) y que están presentes, al menos, todos los planteamientos de la organización y todos los resultados importantes con sus explicaciones básicas. Asegúrese de que hay evidencias de despliegue, evaluación y ajuste. Elimine las oraciones y sintagmas que no aporten valor o sustitúyalos por frases más cortas. Utilice sabiamente los anexos y úselos para lo que son.

2.- Orden: Coloque la información en el subelemento del Modelo que corresponda. Facilite que el Equipo de Evaluación encuentre lo que busca. Ordene la información en bloques con sus correspondientes títulos o subtítulos. Utilice sangrías, viñetas, tablas y otros recursos para clasificar la información

3.- Limpieza: Repase y elimine los errores tipográficos y ortográficos, frases incompletas o incongruentes o restos de borradores. Compruebe que todos los gráficos tienen su título, su escala y que se encuentran bien referenciados. Verifique que el lenguaje es apropiado desde el punto de vista de género. Deje el documento limpio.

4.- Control Visual: Utilice colores, negritas, subrayados, cursivas y otros recursos para perfeccionar el orden de la información. Ilumine los gráficos de resultados para que resulte más fácil su interpretación. Añada referencias cruzadas para dar continuidad a la lectura del documento sin repetir información.

5.- Auditoría: Someta el documento al examen de alguien que represente al Equipo de Evaluación y realice una crítica constructiva. Esta persona puede ser un profesional de la consultoría. Aportará una visión externa que servirá de ensayo previo al examen que realizará el Equipo de Evaluación oficial.

Y olvídese de las disculpas típicas: No tenemos sitio, no tenemos tiempo, no tenemos recursos, no podemos hacer nada. Déjelas sólo para cuando sean ciertas.



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